Mihin asiantuntijan aika oikein kuluu? Miten tekemistä voisi sujuvoittaa ilman että kukaan kokee olevansa arvostelun kohteena? Lean-menetelmät tarjoavat tähän käytännönläheisen vastauksen. Nosteen arvovirtakartoituksessa prosessi kuvataan yhdessä niiden kanssa, jotka sen parhaiten tuntevat. Tuloksena on selkeämpi arki, vähemmän hukkaa ja parempi asiakaskokemus.
Lean-menetelmät, jotka ovat alun perin kehitetty teollisuudessa, soveltuvat hyvin myös asiantuntijatyöhön. Asiantuntijatyössä voi olla vaikea sanoittaa, mihin kaikkeen aika oikein menee ja mitä asiantuntija tekee. Tällöin myöskään prosessien muuttaminen ei aina ole helppoa.
Prosessikehitystä ei voi myöskään tehdä yksin. Prosessikehitykseen tarvitaan osallistujia prosessin eri vaiheista. Niitä, jotka tietävät ja tuntevat kyseisen prosessivaiheen läpikotaisin. Jos prosessia halutaan vahvasti automatisoida tai hyödyntää tekoälyä, on projekteihin hyvä osallistua myös yrityksen näitä osaajia, ainakin tahtotilaa tekemään.
Nosteessa käytämme työkaluna useimmiten arvovirtakartoitusta, jossa kuvataan nykytila- ja tahtotilaprosessi. Palveluprosessien kehittämisellä Lean-menetelmin eli liinaamisella on useita merkittäviä hyötyjä.
1. Prosessien kehittäminen parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä
Kun työprosessit ovat selkeämpiä ja sujuvampia, tekijöiden tyytyväisyys ja motivaatio yleensä kasvaa. Aikaa kuluu vähemmän turhauttavaan työhön esimerkiksi odotteluun, etsimiseen tai virheiden korjaamiseen. Oman työn kehittäminen koetaan innostavana.
2. Yhteinen ymmärrys ja osaaminen prosessista kasvaa
Lean-projekti tekee näkyväksi sen mitä eri prosessin vaiheessa tapahtuu ja miksi näin tehdään. Projektin aikana syntyy myös yhteinen kieli keskustella prosessista ja sen kehittämisestä. ’Mitä se hukka on meidän työssä ja mistä sitä muodostuu’.
Erityisesti nykytilakuvauksissa tulee hyvin esille, mitä tehdään, millä työkaluilla ja miten eri tavoin työtä voidaan tehdä. Se kirvoittaa useimmiten osallistujilta kommentteja: ’ ai sinä teet noin, mun tapa tehdä on ihan erilainen’. Sekä kuvauksessa tulee näkyväksi, mitä prosessiin osallistuvat konkreettisesti tekevät. Ja mikä vaikutus eri tekemisen tavoilla on kollegan työhön.
Tästä yhteisen ymmärryksen parantumisesta saamme heti välittömän positiivisen palautteen projekteihin osallistujilta. Usein myös työpajoihin osallistuvat esihenkilöt tai johto kokevat valaistuksen, näinkö meillä oikeasti tehdään näitä hommia. Yhdessä saadaan projektin aikana sovittua ja rakennettua tahtotilaprosessi, miten tekemisen oikeasti pitäisi mennä, jotta kaikkien työ sujuu mahdollisimman hyvin. Ja etenkin asiakkaan asiat virtaavat prosessin läpi nopeasti.
3. Tehokkuus paranee
Prosessien kehittäminen Lean-menetelmin auttaa poistamaan turhia työvaiheita ja vähentämään hukkaa, mikä johtaa nopeampiin ja sujuvampiin prosesseihin. Projektissa tulee näkyville mihin kaikkeen arjessa aika menee. Kun se saadaan näkyväksi, niin siitä on helpompi keskustella ja löytää keinoja sen poistamiseksi. Tahtotilaprosessia työstettäessä myös automatisoinnin mahdollisuudet ja tekoäly, tulevat mukaan keskusteluun. Missä kohdin niitä voisi hyödyntää, mitä se edellyttää datalta, mitä muita asioita pitää ottaa huomioon.
Osaan hukista löytyy heti toteutettavat toimenpiteet, ja osa jää kehityslistalle odottamaan. Lopullinen tehokkuuden parantuminen edellyttää myös kehityslistan töiden priorisointia ja loppuunsaattamista.
4. Laatu paranee
Kun prosessit ovat virtaviivaisempia, virheiden määrä vähenee ja palvelun laatu paranee. Yhteinen ymmärrys ja yhteiset sopimukset prosessista parantavat myös laatua. Virheet ratkotaan jo aikaisemmassa vaiheessa prosessia tai estetään niiden pääsy kokonaan prosessiin.
5. Asiakastyytyväisyys ja asiakaskokemus paranevat
Tehokkaammat ja laadukkaammat prosessit johtavat tyytyväisempiin asiakkaisiin, mikä voi parantaa asiakasuskollisuutta. Usein projektissa virtaava kappale on joko asiakas itse tai asiakkaan asia: tarjous, pyyntö, kysely, sopimus. Tällöin asiakas on usein projektissa keskiössä. Tai yrityksen tukiprosesseista saadaan vapautettua aikaa enemmän suoraan asiakastyöhön. Sisäinen asiakas voi olla myös prosessin virtaavana kappaleena.
6. Kustannukset pienenevät
Tehokkaammat prosessit ja vähentynyt hukka johtavat usein myös kustannussäästöihin tai siihen, että lisäkäsiä ei tarvitse palkata.
Haluatko sujuvoittaa oman organisaatiosi prosesseja? Katso, mitä Noste-piriste™ sisältää tai lue lisää asiakkaidemme kokemuksista.
