Jatkuva parantaminen ei ole suurprojekti eikä massiivinen kehityshanke. Se on tapa poistaa arjen ärsytyksiä yksi kerrallaan systemaattisesti ja yhdessä. Pieniä parannuksia tekemällä päästään pitkällä aikavälillä merkittäviin tuloksiin. Pois jatkuvasta tulipalojen sammuttamisesta, kohti niiden juurisyiden pysyvää ratkaisemista. Tässä artikkelissa käyn läpi Nosteen askeleet jatkuvan parantamisen käynnistämiseen sekä PDCA-syklin hyödyntämisen käytännössä.
Jatkuva parantaminen on toiminnan kehittämistä pienin askelin. Siinä pyritään jatkuvasti tunnistamaan ja ratkomaan virheiden juurisyitä tai muita pullonkauloja työkuluissa ja toimintamalleissa. Näiden tulee olla helposti arjessa testattavia ja toteutettavia parannuksia, ei mitään suurprojektia tai massiivista hanketta. Päästään jatkuvista tulipalojen sammuttamisista, niiden juurisyiden ratkomiseen ja sitä kautta pikkuhiljaa poistamaan ne kokonaan.
Pieniä parannuksia systemaattisesti tekemällä päästään pitkällä aikavälillä merkittäviin parannuksiin.
Nosteen askeleet jatkuvaan parantamiseen
Jatkuva parantaminen vaatii systemaattista toimintatapaa, harjoittelua ja onnistumisten kautta etenevää tekemistä. Se on ongelmanratkaisua yhdessä.
Esihenkilön roolina ei ole tehdä kaikkea itse. Onnistuminen edellyttää, että esihenkilö
- jakaa vastuuta
- raivaa tekemiselle aikaa ja varmistaa, että luot tekemiseen tärkeyden tunteen
- varmistaa, että itselläsi riittää sitkeyttä vetää toimintamallin muutos lävitse
Kaikkein ei-motivoivinta on kaikille, kun rytinällä aloitetaan, innostutaan ja sitten ei enää ketään kiinnostakaan. Ei johtoa eikä esimiehiä. Kokeiluvaiheesta kannattaakin viestiä ensin, ja todeta vasta sen jälkeen jatkuvan parantamisen käyttöönotosta.
Olemme Noste Oy:ssä tunnistaneet ja hyväksi havainneet seuraavat askeleet:
- Yhteisen tahtotilan ja ajattelutavan luominen Jatkuva parantaminen ei onnistu ylhäältä alas johtamalla. Tärkeintä on saada kaikki mukaan oman työnsä kehittämiseen ja ymmärtämään, miksi se kannattaa.
- Perusosaamisen varmistaminen Kaikille yhteinen ymmärrys Leanistä ja jatkuvasta parantamisesta. Käytännössä tämä tarkoittaa yhtä kysymystä: mitä hukka on juuri minun/meidän työssä ja miten sen tunnistaa?
- Ensimmäisten kehityskohteiden tunnistaminen Mistä nousee eniten tiimissä tai asiakkailta kritiikkiä? Mikä kuormittaa ja ärsyttää eniten arjessa? Näistä löytyvät parhaat aloituskohdat.
- Priorisointi ja nopeat onnistumiset Aloitetaan siitä, mistä saadaan tuloksia nopeasti. Onnistuminen ruokkii innostusta ja rakentaa luottamusta tekemiseen.
- Johtamisen rytmin ja rutiinien varmistaminen Jatkuva parantaminen ei elä ilman johtamisen tukea. Tilannekatsaukset ja kehitystöiden seuranta on hyvä sisällyttää jo olemassa oleviin johtamishetkiin eikä luoda uusia kokouksia tyhjästä. Miten ne mahdollistavat ja tukevat jatkuvan parantamisen toimintamallia sekä onnistumista? Missä mennään eri kehitystöissä? Mitä sovitaan käyttöönotosta? Uudet ratkaistavat työn alle?
- Innostuksen ylläpito Kyllähän nämä ratkeavat. Pienetkin onnistumiset kannattaa nostaa näkyviin – ne pitävät tekemisen meiningin yllä.
Jatkuvan parantamisen käynnistäminen PDCA –syklin mukaisesti
Kun tiimissä on yhdessä priorisoitu, mistä kehittäminen aloitetaan, käynnistetään valitun ongelman tai kehityskohdan juurisyiden tunnistaminen. Tunnetuimpia jatkuvan parantamisen menetelmiä on suunnittele-testaa-tarkista-toimi – sykli eli PDCA (Plan-Do-Check-Act). Se on ihan käytännönläheistä maalaisjärkeä vaativaa toimintaa.
- Suunnittele Tunnista eri ratkaisuvaihtoehdot juurisyiden poistamiseksi. Mitä halutaan kokeilla? Miten mitataan onnistumista?
- Toteuta Toteuta ja testaa rajatusti ja nopeasti. Dokumentoi testin tulokset sovitulla kevyellä tavalla.
- Tarkista Arvioi tuloksia. Saavutettiinko tavoitteet? Poistuiko juurisyy? Oliko toteuttaminen helppoa ja tehokasta? Jos ei niin miten muuttaisit?
- Toimi: Tee päätös etenemisestä. Mitä pitää vielä korjata, kehittää ja testata uudelleen? Jos onnistuttiin, miten uusi toimintamalli viedään käytäntöön ja poistetaan vanha tekemisen tapa? Tai tapetaan toimimaton idea!
Ja tämän jälkeen uusi kehityskohta tulille. Jos tiimi on isompi voi yhtä aikaa viedä useampaa kehityskohtaa eteenpäin, kunhan ne ovat riittävän pieniä.
Jatkuva parantaminen vaatii systemaattista toimintatapaa, harjoittelua ja onnistumisten kautta etenevää tekemistä.
Mistä lähteä liikkeelle? Kolme helppoa tapaa aloittaa jatkuva parantaminen
Jatkuvan parantamisen käynnistäminen ei vaadi erillistä projektia tai viikkoja kestävää suunnittelua. Paras tapa aloittaa on valita yksi pieni asia ja testata. Alla kolme konkreettista tapaa, joilla pääsee liikkeelle heti.
Jokaisessa tiimissä on asioita, jotka ärsyttävät viikosta toiseen – mutta jotka tuntuvat liian pieniltä nostettavaksi virallisesti kehityskohteeksi. Juuri näistä kannattaa aloittaa.
- Viikon ärsytyksen valinta Valitse tiimin kanssa yksi ärsytys, tunnistakaa sen juurisyy ja sopikaa, miten sitä kokeillaan korjata viikon aikana. Viikon päätteeksi arvioikaa yhdessä toimiko ratkaisu? Jos toimi, otetaan käyttöön. Jos ei, kokeillaan toisin. Seuraavalla viikolla valitaan uusi ärsytys.
Malli on tarkoituksella yksinkertainen. Pienistä, konkreettisista onnistumisista syntyy vähitellen tapa kehittää työtä jatkuvasti, ilman erillisiä projekteja tai kokouksia. - Kolme ideaa ideaputkesta Monessa tiimissä on täynnä oleva ideaputki eli lista kehitysehdotuksista, jotka odottavat toteutusta. Ongelma ei ole ideoiden puute vaan se, että mikään ei etene.
Jos putki on tukossa, sulje se hetkeksi. Katsokaa yhdessä, mitä listalla on, ja valitkaa kolme ideaa, jotka viette heti toteutukseen. Ei enempää. Kun ne on tehty, avataan putki uudelleen ja valitaan seuraavat kolme.
Rajaaminen tuntuu aluksi hankalalta, mutta se on juuri se, mikä saa asiat liikkumaan. Fokus yhteen asiaan kerrallaan tuottaa enemmän tuloksia kuin kymmenen asian samanaikainen edistäminen puoliteholla. - Viikon tekoälytestaus -teema Tekoäly on helppo ottaa puheeksi tiimissä, mutta kokeilut jäävät usein yksittäisten ihmisten harteille. Viikon tekoälytestaus -teema tuo kokeilun koko tiimin yhteiseksi tekemiseksi.
Tunnistakaa yhdessä, missä tekoälystä voisi olla apua. Mitkä toistuvat työtehtävät vievät aikaa? Missä syntyy eniten hukkaa? Valitkaa yksi kokeilu, ei kaikkea kerralla. Rajattu testi on helpompi toteuttaa ja arvioida.
Testatkaa viikon ajan ja kirjatkaa ylös, mitä opittiin. Säästikö se aikaa? Oliko tulos riittävän hyvä? Jakakaa opit tiimissä ja tehkää päätös: otetaanko käyttöön, hiotaanko vielä vai todetaanko, ettei tämä toiminut.
Tekoälyä ei kannata odottaa jonkun muun ottavan käyttöön. Pienikin yhteinen kokeilu voi paljastaa, missä se oikeasti auttaa, ja missä ei.
