Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymässä, Keudassa, prosessien kehittäminen tarvitsi uuden lähdön. Keudassa on vuosien ajan kuvattu prosesseja ja tehty kehittämistyötä. Kuvaukset olivat epätasaisesti käytössä arjessa eivätkä aina linkittyneet päivittäisjohtamiseen.
Tavoitteena oli saada ylätason prosessikartta päivitettyä sekä priorisoitua prosessitekemistä. Aiemmin tehdyn organisaatiomuutoksen myötä oli myös tarve luoda yhteisiä prosesseja eri toimipisteisiin.
Kevään aikana loimme yhdessä johtoryhmän kanssa yläkuvan prosesseista, jotta jokainen keudalainen voi tunnistaa, mihin kohtaan prosessia oma tekeminen kohdistuu. Kuntayhtymän johtaja Riikka-Maria Yli-Suomu
Lisäksi liinattavaksi valitsimme kolme hyvin erilaista prosessia, joita kehitimme vähän eri menetelmin.
- Rekrytointiprosessi. Kyselyllä osallistimme Keudan laajan esihenkilöjoukon mukaan kehittämistyöhön. Kyselyn kautta saimme prosessin pullonkaulat ja ongelmat esiin. Työpajoissa rakensimme kehityssuunnitelman sisältäen tarvittavat prosessimuutokset pullonkaulojen poistamiseksi.
- Koko ammatillisen oppimisen ydinprosessi – opiskelijan polku hakemisesta valmistumiseen (HOKS). Kuvasimme nykytilan sekä loimme uuden tahtotilan. Kehityssuunnitelman käytäntöön vientiä keudalaiset tekevät seuraavan vuoden aikana.
- Yrityksille tarjottavat palvelut. Sujuvoitimme yrityksille räätälöitävien koulutuskokonaisuuksien suunnittelu- ja toteuttamisprosessia.
Työpajoihin osallistujat olivat oman työnsä huippuammattilaisia.
Prosessien kehittäminen jatkuu
Prosessien kehittäminen jatkuu. Keuda käynnistää vaiheittain kehitystoimenpiteiden priorisoinnin ja aikataulutuksen, mitä pilotoidaan ja mitä viedään suoraan arkeen. Seuraavassa vaiheessa Noste tukee keudalaisia heidän omissa liinausprojekteissaan.
Nosteen kanssa työskentely on tuottanut jo nyt todella hyviä tuloksia, sillä osa toiminnoista on viety jo arkeen. Liinatut prosessit helpottavat konkreettisesti keudalaisten arkea, kun osin päällekkäisiä pullonkauloja rekrytointiprosessista on poistettu sekä sujuvoitettu opiskelijoiden opiskelua ja ohjausta sujuvoitettu. Kehitysjohtaja Tiina Halmevuo.
Mikä sinulla on tilanne?
Koetaanko prosessit kankeiksi? Onko arki säätöä ja sähellystä? Tuntuuko siltä, että aika vain valuu jonnekin ilman, että valmista tulee? Miten liiketoimintanne tai asiakastyytyväisyytenne muuttuisivat, jos tekeminen olisi sujuvampaa ja aikaa vapautuisi? Lue lisää Noste-piristeestä.
